Detail Inovasi


E-SURAT (TATA PERSURATAN DIGITAL )

Waktu Dibuat: Kamis, 8 Januari 2015 | 06:24:59 WIB - Dilihat: 7464, Diunduh: 1925 Unduh
 

Produk Inovasi : Sistem Tata Persuratan Digital (Aplikasi E Surat)

Jenis Inovasi: Teknologi

Kelompok Inovator : Provinsi / Kabupaten / Kota

Nama Instansi : Kota Surabaya

Unit Instansi : Dinas Komunikasi dan Informasi

Penggagas : Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi 2012

Kontak Person : Dinas Komunikasi dan Informasi

Sumber : Hasil Observasi langsung ke kota Surabaya

Teknik Validasi : Observasi

Tahun Inisiasi : 2012

Tahun Implementasi : 2012


Deskripsi

E-Surat merupakan transformasi surat dalam bentuk digital yang diciptakan untuk merespon informasi yang masuk atau keluar. Adanya sistem e-Surat itu memudahkan dalam surat menyurat. E-surat bisa mempercepat waktu dalam merespon informasi yang masuk. Sehingga seorang pejabat bisa memberikan respon yang cepat. E-surat juga bisa menekan penggunaan kertas sehingga paperless. Yang tidak kalah penting adalah pengarsipan dokumen akan menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem IT. Sistem e surat dibuat karena telah terjadi beberapa masalah, misalnya e-surat dibuat berawal dari penemuan dokumen palsu, oleh karena itu penyusunan e-surat juga ditujukan untuk menekan pemalsuan dokumen lainnya.
Adapun tujuan aplikasi ini yaitu untuk mempermudah kegiatan surat-menyurat dalam pemerintahan di Pemerintah Kota Surabaya, agar proses pelaksanaannya dapat dilakukan dengan cepat. Proses surat menyurat dapat diakses melalui komputer, handphone, iPad, dan gadget lainnya dengan koneksi Internet. Beberapa keunggulan aplikasi e-surat :
a. Dapat diakses melalui komputer, handphone, iPad, dan gadget lainnya dengan koneksi Internet.
b. Penyampaian disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat penanganan permasalahan.
c. Proses pencarian surat (searching) dilakukan lebih mudah, lebih cepat dan dapat dicetak pada saat dibutuhkan.
d. Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui SMS (Short Message System).
e. Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada di kantor, tetap dapat memberikan disposisi dan memantau perkembangan maupun laporannya via internet.
f. Penghematan biaya kertas karena paperless, penghematan waktu karena berbasis surat elekronik.
g. Dapat melakukan verifikasi tandatangan melalui SMS.
h. Terdapat fitur remainder batas waktu pelaksanaan disposisi
i. Pengaturan hak akses hanya untuk yang berhak mengakses.
j. Dapat dikembangkan fitur lain sesuai kebutuhan.

 

Detil Inovasi

 
 
  • Diketemukannya surat-surat dan dokumen-dokumen palsu;
  • Seringnya terjadi keterlambatan dalam proses surat-menyurat yang dilakukan secara manual;
  • Perlunya pengelolaan surat-surat dan dokumen-dokumen secara cepat dan mudah dalam mendapatkannya kembali;
  • Mengurangi penggunaan kertas;
 
  • Perlu waktu untuk mengubah mindset para pegawai untuk menjalankan aplikasi surat menyurat elektronik tersebut
  • Adanya penolakan pada saat pengenalan sistem;
  • Ketergantungan terhadap jaringan internet;
  • Adanya keterbatasan SDM untuk mengoperasikan rat menaplikasi suyurat elektronik

 

 
  • Membuat mapping sistem dan database tata persuratan disesuaikan dengan alur kerja tata persuratan;
  • Membuat alur kerja e-surat beserta manajemennya;
  • Membangun sistem e-surat (software dan hardware) sesuai dengan alur kerja tata persuratan;
  • Melakukan pelatihan bagi pegawai dalam penggunaan aplikasi surat menyurat elektronik;
  • Ujicoba sistem aplikasi surat menyurat elektronik;
  • Internalisasi aplikasi surat menyurat elektronik kepada seluruh SKPD dan stakeholders;
  • Menerapkan dan memelihara sistem e-surat.
 
  • E-surat dapat mempercepat waktu dalam merespon informasi yang masuk. Disamping itu, penggunaan sistem e-surat juga bisa menekan penggunaan kertas sehingga paperless. Dalam hal pengarsipan dokumen surat-menyurat akan menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem IT.
 
  • Adanya dukungan dan komitmen seluruh jajaran pemerintah daerah;
  • MoU dengan stakeholders pengembangan sistem e-surat;
  • Memiliki hardware (server) dan jaringan yang memadai untuk sistem e-surat;
  • Membangun sistem sesuai dengan alur kerja (SOP);
  • Menyusun SOP mekanisme penggunaan e-surat;
  • Mempersiapkan SDM pengelola sistem (pelatihan).
 

Inovasi Lainnya